研讨会筹办流程
作为一名BDM（业务拓展经理）或者销售经理，定期在所辖地区举办市场宣传活动（技术交流会、研讨会、客户联谊会、产品发布会等）是十分必要的。请阅读下面筹办研讨会（Seminar）的基本流程和步骤，希望对大家有所帮助和借鉴。
1．确定Seminar的主题。
主题的选择一定要新颖，吸引人，尽量结合本地企业或相关行业的特点，要精心包装，否则会导致请不来客户或请不来高端的客户。
举例，假设为武汉的软件企业举办ISO 27001信息安全管理体系研讨会，主题的选取可以比较如下：
- “软件企业ISO 27001信息安全管理体系研讨会”-不可取
- “信息安全与武汉软件企业发展战略研讨会”-可取
2．确定主打产品和产品组合。
充分结合本地企业或相关行业的特点，精心选择主题产品，并且与其它产品形成组合拳。选择的对象可以是本地热门的产品，也可以是空白市场的待开拓产品，进行有机的组合。
举例，假设为武汉的软件企业举办ISO27001信息安全管理体系研讨会，主题的选取可以比较如下：
- “软件企业ISO 27000信息安全管理体系研讨会”-不可取
- “信息安全，软件开发成熟度评估与武汉软件企业发展战略研讨会”-可取
3．确定期望达到的目标或目的。
既然投入了费用，显然必须要有潜在的产出或回报。原则上，一次研讨会后应该至少有5-6个高质量的客户询价（Leads）产生，其中有1-2个可以在2-6个月内签约成功。否则，这个研讨会基本上算是无效的。所以，会议期间的个人交流和会议后期的跟踪工作非常关键。
4．确定目标客户群。
一般一次研讨会以40-60人为佳，太多或太少都会影响会议的效果。所以，选择合适的目标客户群非常关键，包括参会人员的级别和职务。参会人员应该至少是主管以上级别，最好是经理、主任、处长、总工程师等以上级别，尽量避免让办事员、办公室助理、秘书参加。原则上应该尽量组织相同性质的企业参加同一场研讨会，因为参会客户的需求基本相同，比较容易交流和互动。
5．确定会议时间和邀请函。
一般应该提前至少1个月通知客户会议时间，并发出正式邀请函。邀请函必须是带有公司标示的标准样式的邀请函。邀请函应该注明：时间、地点、会议主题、会议内容、演讲嘉宾、嘉宾背景介绍、交通线路图、是否包含食宿等信息。对于重要客户或嘉宾，还应该亲自登门送递邀请函，以表尊重。会议时长一般为半天(13:30-17:30)，尽量选择在下午时间段，避免提供午餐和住宿，以节约费用。
6．确定会议地点和设施。
会议地点应该尽量选择当地设施健全的三或四星级酒店的会议室，同时还要考虑交通方便等问题。会议室要有足够的空间容纳参会者或者临时增加的人员，最好在选址之前实地查看现场。会议室至少应该提供：音响、麦克风、投影仪、幕布、激光笔、白板、白板笔、桌子、椅子、草稿纸、铅笔、茶水、点心、大厅指示牌、会议室外水牌、签到簿、小礼品、公司宣传册、公司礼品袋等。
7．确定会议内容及演讲嘉宾。
一般情况下，主持人也是此次研讨会的组织者本人，即各位BDM或者销售经理。这就要求每个BDM或者销售经理都具备良好的演讲技能、组织技能、仪容仪表、时间控制能力、场面控制能力和应变能力。不可能让一个讲师既做主持，又做主题演讲，而BDM或者销售经理躲在后场看热闹。
一般会议流程如下：
- 主持人登场，宣布会议开始，介绍到会嘉宾，会议议程及其它事项。
- 第一嘉宾致辞。
- 第二嘉宾致辞。
- 公司介绍。
- 合作伙伴公司介绍 （如果与其它合作伙伴联办时）。
- 第一时段研讨会（讲师）。
- 茶憩。
- 第二时段研讨会（讲师）。
- 主持人再次登场，主持与参会者讨论、互动和答疑。
- 主持人宣布会议结束，感谢与参会者。
8．确定会议资料和演讲讲师。
一般情况下，会议资料应该至少包括：会议议程、公司介绍、产品介绍、草稿纸、铅笔、公司文件袋、BDM或者销售经理名片等。如果经费允许，还可以提供给每个参会者一个小礼物，例如标有公司标示的名片夹、签字笔、N次贴、日记本等。演讲讲师的邀请，应该至少提前10天向相关部门提出申请。如果要指定具体的讲师，时间更应该提前到20天前，以免他们有其它安排。而且，在会议前，最好事先审阅一下讲师的演讲提纲，并再次与他们确认行程安排。
9．确定会议预算。
首先向相关部门提出举办研讨会的申请，并使用标准的申请表格式。在申请表中一定要注明：会议主题、时间、地点、时长、会议内容、目标客户、会议目的、预算、即将产生的客户询价（Leads）等信息。经过相关部门的批准后，方能实施。会议完毕后，由BDM或者销售经理负责结算和收取发票，按照正常报销流程申请报销。
一般情况下，一次常规的研讨会（40-60人，不含食宿费）的费用应尽量控制在10,000元以内，本着既节约又办好事的原则。主要预算内容包括：
- 会议场租费。
- 会议设施租赁费，包括投影仪等。
- 布标、指示牌、水牌制作费（有时酒店免费提供）。
- 会间茶点。
- 小礼品。
10．关于联合举办研讨会。
如果牵涉到与合作伙伴或者行业协会联合举办研讨会，应该把握如下原则：
- 原则上应该注明是由自己公司主办，合作伙伴协办。
- 会议所发生的所有费用双方应该平均分摊。
- 参会客户双方共同邀请。
- 会议期间和后期所获得的信息双方共享。
11．会议期间和后期的信息跟踪。
会议开始前应该有专门的人负责参会者的签到，交换名片，发放会议资料。同时，BDM或者销售经理应该统一着装，佩带公司标志，在会场外接待客户并交换名片。会议期间和茶息期间，销售人员应尽量多地接触参会者，交换名片和信息。会议后，应该定期与有潜在需求的客户保持联系，甚至是定期拜访，推进项目进展，并定期向主管经理汇报情况。
